Fattura elettronica semplificata: come funziona nel 2026

La fattura elettronica è un documento digitale che sostituisce completamente la fattura cartacea. Ogni partita IVA in Italia deve utilizzarla obbligatoriamente per vendere a clienti italiani, sia aziende che privati.

Per emettere fatture elettroniche esistono diverse opzioni nel 2026. La più semplice è usare il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate chiamato 'Fatture e Corrispettivi'. Si accede con SPID, CIE o credenziali Entratel dal sito dell'Agenzia. Il sistema permette di creare, inviare e conservare le fatture senza costi aggiuntivi.

Alternativa sono i software privati, molti dei quali offrono piani gratuiti per piccoli volumi. Questi programmi si collegano automaticamente al Sistema di Interscambio (SDI), il sistema statale che riceve e smista tutte le fatture elettroniche italiane.

Ogni fattura deve contenere dati obbligatori: dati del venditore e del compratore, descrizione della merce o servizio, importo, IVA e codice destinatario per le aziende o codice fiscale per i privati. Il formato è XML, ma i software traducono tutto in interfacce semplici.

Una volta creata, la fattura viene inviata automaticamente al SDI che la recapita al destinatario entro 24-48 ore. Il sistema invia una ricevuta di consegna al mittente. Le fatture vengono conservate automaticamente per 10 anni nei server dell'Agenzia delle Entrate.

Per i forfettari con ricavi sotto 85.000 euro annui, la fattura elettronica è obbligatoria solo per clienti aziende, non per i privati. Tuttavia molti scelgono di usarla sempre per semplificare la gestione contabile.

Le sanzioni per chi non emette fattura elettronica vanno dal 90% al 180% dell'IVA non versata, con un minimo di 500 euro per fattura. Per errori formali la multa parte da 250 euro.